Rozpočet na teambuilding aneb vyvarujte se finančním nočním můrám

Stanovte celkový rozpočet

Prvním krokem při plánování teambuildingu je stanovení celkového rozpočtu. Zjistěte, kolik peněz máte k dispozici, a určete, jakou částku můžete investovat do této akce. Při stanovování rozpočtu zvažte následující faktory, které se promítají do kalkulace nejvíce:

• počet účastníků
• délka trvání (od té se odvíjí potřeba ubytování, nebo počet jídel)
• doprava

Prioritizujte výdaje

Vyberte, co je pro vás na teambuildingu nejdůležitější a podle toho alokujte finanční prostředky. Rozdělte svůj rozpočet do několika hlavních kategorií:

• Aktivity: Sem budou spadat výdaje spojené s teambuildingovými aktivitami, hrami či workshopy.
• Ubytování: V případě, že teambuilding trvá déle než jeden den.
• Stava: Jídlo a občerstvení pro účastníky teambuildingu po dobu jeho trvání.
• Doprava: Je-li to třeba, zahrňte výdaje potřebné na dopravu.
• Materiály: Do výdajů zahrňte i výdaje spojené s vybavením a materiálem pro aktivity
• Rezervní fond: Mějte připravený rezervní fond pro neočekávané výdaje.

Využijte vlastní zdroje a partnery

Co je doma, to se počítá. Snažte se vytěžit maximum z toho, co máte. Pokud máte k dispozici vlastní prostory, můžete je využít pro konání teambuildingových aktivit. Jestliže máte v týmu odborníky na určité oblasti, můžete je požádat o vedení workshopů či přednášek.

Zvažte i možnost spolupráce se sponzory nebo partnery, kteří by mohli poskytnout slevy či dary. Ve větších korporátních firmách někdy funguje i takový fond, kde se shromažďují dary od dodavatelů a dalších obchodních partnerů. Tyto dary se pak využívají jako výhry v tombolách na vánočních večírcích, případně vy je můžete využít na výhry v teambuildingových aktivitách a hrách.

Hledejte úspory a slevy

Pokud hledáte, kde by se dalo v rámci plánování teambuildingu ušetřit, jednou z možností je včasná rezervace. Pokud si budete ubytování, prostory pro konání či aktivity rezervovat s dostatečným předstihem, můžete získat lepší ceny. Zkuste se také zeptat, zda není možné získat skupinovou slevu pro větší skupinu.

Loajalita se vyplácí, můžete navázat dlouhodobé partnerství s konkrétními místy pro konání teambuildingů nebo poskytovateli aktivit či vzdělávacích přednášek. Úsporu můžete hledat také v balíčcích, které zahrnují více služeb za zvýhodněnou cenu, obvykle nabízené právě v místech určených pro pořádání teambuildingů.

Detailní plánování

Pro usnadnění práce a lepší přehled je důležité mít vytvořený detailní plán výdajů a následně do něj zaznamenávat i skutečné výdaje, aby bylo možné to porovnat, a je jedno, jestli je budete psát do tabulky v Excelu, nebo máte specializovaný software. Plán pravidelně sledujte, aktualizujte a přizpůsobujte ho aktuálním potřebám.

Co kdyby,...?

I při pečlivém plánování nemusí vždy jít všechno jako po drátkách a mohou se objevit neočekávané výdaje, se kterými je lepší počítat v rozpočtu dopředu. Doporučuje se, vyhradit si 10-15 % celkového rozpočtu jako rezervní fond pro nepředvídatelné události. Tento fond vám může pomoci zvládnout nepředvídatelné situace bez stresu, že rozpočet překročíte. Přinejlepším vám tato částka zbyde na příště, a to se počítá.

Vyhodnocení a zpětná vazba

Po ukončení teambuildingu proveďte vyhodnocení rozpočtu. Kromě porovnání plánovaných a skutečných výdajů, se vám i tady bude hodit zpětná vazba od účastníků teambuildingu. Proč, ptáte se? Zjistíte tím totiž, jak byli výdeje efektivní, a kde by se dalo příště ušetřit, případně se dozvíte, že na příští teambuilding budete muset oslovit jiné dodavatele. Nikdo si zřejmě nebude stěžovat na příliš luxusní ubytování, ale určitě vás v rámci sledování rozpočtu bude zajímat, zda jste neutratili majlant za catering, který se nesnědl, nebo že aktivita, na kterou byla vyčleněna velká část rozpočtu, se nikomu nelíbila.

Úsporné teambuildingové aktivity

Váš rozpočet je velmi napnutý, ale stojíte o teambuilding, který utuží kolektiv, podpoří spolupráci v týmu, zlepší komunikaci, a nevíte jak na to? Přinášíme vám pár tipů:

• Piknik v parku: Pokud to počasí dovolí, není nic jednoduššího, než uspořádat pro tým piknik v parku, objednat pizzu nebo sushi a zahrát si frisbee či beachvolejbal.
• Dobrovolnictví: Nebylo by super zabít dvě mouchy jednou ranou? Můžete posílit týmové vazby a přitom i přispět k dobré věci. Koukněte, zda je možnost se ve vašem okolí zapojit do nějaké komunitní akce nebo k práci na dobrovolnickém projektu.

Závěr

Naplánovat teambuilding s rozumným rozpočtem rozhodně může být výzva, ale určitě by to nemělo být noční můrou. S pečlivým plánováním a kreativním přístupem můžete uspořádat úspěšnou a zábavnou akci, aniž byste překročili finanční limit.

Stanovte si jasné cíle, určete si, které výdaje jsou prioritní, a kde se naopak dá ušetřit. Nestyďte se oslovit partnery či sponzory o dary nebo se u poptávaných dodavatelů zeptat na slevu. Pravidelně sledujte své náklady a myslete i na rezervu, díky které se vyhnete nepříjmenému překvapení z nenadálých dodatečných výdajů. Při dodržení tohoto postupu se můžete těšit z klidných nocí bez nočních můr a váš teambuilding bude nejen finančně efektivní, ale i přínosný pro celý tým.